A good start

YES, mijn dag loopt anders dan gepland… tijd voor efficiency!

Vanmorgen overkwam zo’n situatie waarvan ik wist, dit gaat een keer gebeuren. Ik had een afspraak gemaakt die ik per mail bevestigd had. Dus ging ik met mijn gepakte tas naar Amsterdam voor een coachingsgesprek bij de cliënt op het werk. Toen de receptioniste mijn komst aankondigde, volgde verwarring: cliënt was in Arnhem op een andere vestiging aan het werk en had de afspraak helemaal vergeten. Hij baalde, maakte zijn excuses, maar het resultaat bleef natuurlijk gelijk: ons live gesprek kon op dat moment niet doorgaan. Omdat ik 2 uur later op dezelfde locatie nog een afspraak had gepland, was het geen optie om terug te gaan naar mijn bureau in Leiden: verspilde tijd en energie.

Hoe kon ik deze “plotseling vrijgekomen tijd” zo efficiënt mogelijk besteden? Ik vroeg de receptioniste of ik me ergens mocht installeren met een kop koffie en overwoog mijn mogelijkheden. Ik zat op een externe locatie, had geen laptop bij me, maar wel mijn telefoon en mijn GTD-map. De afgelopen weken heb ik eraan gewerkt om volgens Getting-Things-Done-methode van David Allen overzicht te krijgen in wat ik allemaal wil doen, wat anderen van mij verwachten, de projecten waar ik aan werk en alle dingen die ik voor en met mijn gezin wil doen. Ik heb een dunne map samengesteld, met daarin mijn planning, “next-actions-list” en projecten. Deze map heb ik vrijwel altijd bij de hand.

Ik had 2 uur ter beschikking en prima energie, want ik was tenslotte helemaal voorbereid om dat coachingsgesprek goed te voeren. Op mijn lijst met eerstvolgende acties stond een aantal mails die ik wilde versturen, maar dat is lastig zonder laptop. Er stond ook een aantal telefoontjes op die ik wilde plegen. Daarnaast een aantal punten om te overdenken – bijvoorbeeld het bedenken van een onderwerp voor een nieuwe blog. Denk-items zijn altijd handig; als je echt geen hulpmiddelen bij de hand hebt, kun je altijd denken. Het is frappant hoeveel ideeën je krijgt wanneer je “plotselinge vrije tijd” op een voor jou “vreemde locatie” doelbewust inzet om na te denken over iets waar je latent al mee bezig bent.

Het was midden op de ochtend, dus een goed moment voor een aantal zakelijke telefoontjes die ik deze week echt wilde plegen. Nadat ik die afgehandeld had, ging ik over naar de telefoontjes die minder urgent waren. Ook kon ik nu wat uitgebreider bijpraten met een zakelijke relatie die ik al even niet gesproken had. Al deze dingen streepte ik lekker van mijn lijst af. Een paar ingevingen en opvolg-mailtjes die hieruit voortkwamen schreef ik op mijn lijstje om later te verwerken.
Nu was ik toe aan het denken over een onderwerp voor mijn volgende blog. Een aantal onderwerpen gingen door mijn hoofd en ik pakte papier en pen. Ik schreef en streepte, schreef en streepte… En zo ontstond deze blog.

Als jij weer eens in een situatie komt waarin je “plotseling ongeplande tijd” hebt, kun je het ook zo aanpakken. Overweeg de situatie waarin je zit; de locatie, hulpmiddelen en informatie die je tot je beschikking hebt, stel vast hoeveel tijd je hebt. Bedenk bovendien hoeveel en welke soort energie je op dat moment hebt. Als je die drie zaken hebt geïnventariseerd, stel je jezelf de vraag: “Wat is van alle opties die er zijn, het belangrijkste dat ik nu kan doen?”

Als je je systeem op orde hebt, kun je je beschikbare tijd & onverwachte situaties effectief benutten. Al neem ik dan soms bewust mijn laptop niet mee, mijn planning en overzicht heb ik bij me!

De beste plaats om te slagen, is waar u zich nu bevindt, met wat u hebt. – Charles Schwab